DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR BERATER

VOLVO wird sämtliche oder Teile der folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten.

• Personenbezogene Daten wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, bevorzugte Sprache, Foto
• Unternehmensdaten, z. B. Beraternummer, Dienstleistungsbeschreibung, Arbeitsort, Geschäftseinheit, Abteilung, Vorgesetzter, direkt unterstellte Mitarbeiter
• Kontaktdaten, z. B. Arbeitsort, Privatadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Beraterverwaltungsdaten, z. B. Beratervertrag und Informationen zu Start- und Endzeitpunkt des Auftrags
• Zeitbezogene Daten, z. B. Arbeitsstunden, geleistete Zeit
• Sicherheitsdaten, z. B. Zugangskarten, Zugangsrechte und die Nutzung von Zugangskarten und -rechten
• Gesundheits- und Sicherheitsdaten, z. B. Informationen zu arbeitsbezogenen Vorfällen
• Fertigungs-/Reparatur-/Servicedaten, z. B. die Verfolgung und Protokollierung von Aktivitäten, die Sie in Verbindung mit der Fertigung, Wartung oder Reparatur oder dem Service von Fahrzeugen durchgeführt haben
• Kompetenzdaten, z. B. Aufzeichnungen über Lern- und Schulungsaktivitäten
• Reiseadministrationsdaten, z. B. Informationen über Dienstreisen, Buchungsdaten, Reisepassnummer, Reisekostenabrechnungen und Aufwandsentschädigungen
• Helpdesk- und Supportdaten, z. B. Fragen von Ihnen/Ihrem Vorgesetzten/der Personalabteilung von VOLVO im Zusammenhang mit Ihrem Auftrag oder IT-Ausrüstung oder dem Support, den Sie im Zusammenhang damit erhalten haben
• IT-bezogene Daten, z. B. Benutzer-ID, Passwörter, Anmeldetaten sowie Daten und Protokolle über Ihre Nutzung von IT-Ausrüstung, Anwendungen oder Dienstleistungen von VOLVO gemäß den jeweils geltenden IT-Richtlinien von VOLVO

Es wird ausdrücklich vermerkt, dass einige Aspekte von Gesundheits- und Sicherheitsdaten gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen als sensible Daten betrachtet werden und mit besonderer Sorgfalt zu handhaben sind. Es wird ausdrücklich vermerkt, dass sensible Daten nur im Fall gesetzlicher Verpflichtungen und/oder durch ausdrückliche Zustimmung, verarbeitet werden.

Bitte beachten Sie auch, das bestimmte fahrzeuggenerierte Daten (z. B. Fahrzeug-/Fahrgestellnummer, Signale usw.) automatisch generiert werden, wenn Sie ein Produkt, das Volvo gehört, z. B. einen Lkw. VOLVO nutzt diese Daten jedoch nur dann, wenn die Nutzung mit Testaktivitäten, der Behebung von Qualitätsproblemen oder zu Zwecken der Produktentwicklung verknüpft ist.

VOLVO kann auch im begrenzten Umfang personenbezogene Daten (Name und Kontaktdaten) von Personen verarbeiten, die Sie als von VOLVO im Fall von Notfällen zu kontaktierende Personen angegeben haben.

VOLVO wird Ihre persönlichen Daten auf der Basis einer der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeiten, siehe auch nachstehend weitere Einzelheiten.

• Vertragliche Verpflichtung. Beispiel: VOLVO muss Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um die Dienstleistungsvereinbarung mit Ihrem Arbeitgeber einzuhalten.

• Berechtigte Interessen. Die berechtigten Interessen von VOLVO bestehen im Normalfall darin, seinen Alltagsbetrieb zu verwalten, seine Anlagen und seine Ausrüstung zu schützen und interne Kontrollen zu führen. Um die Verarbeitung personenbezogener Daten auf die Grundlage eines Interessenausgleichs zu stellen, nimmt VOLVO Einzelfallbewertungen vor. Beispiel: VOLVO muss bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten, um Ihre Dienstreisen zu administrieren, wobei die berechtigten Interessen von VOLVO in der Administration seines Alltagsbetriebs bestehen; oder VOLVO muss bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten, um den Status seiner IT-Ausrüstung zu prüfen, wobei das berechtigte Interesse von VOLVO darin besteht, seine Ausrüstung zu schützen.

In Ausnahmefällen und nur dann, wenn keine andere Rechtsgrundlage angewendet werden kann, kann es sein, dass VOLVO Sie um Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bittet. Wenn eine Einwilligung eingeholt wird, können Sie diese jederzeit widerrufen, was jedoch die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vor deren Widerrufung nicht beeinflusst.

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten, wie vorstehend beispielhaft aufgeführt, zu den nachstehend angegebenen Zwecken verarbeiten.

Administration (normalerweise auf der Basis vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines Interessenausgleichs)

• Ermöglichung Ihrer Registrierung in den Systemen von VOLVO und allgemeine Administration Ihrer Beschäftigung bei VOLVO
• Ermöglichung der ordnungsgemäßen Nutzung von Lizenzen
• Ermöglichung der Führung eines aktuellen Organigramms und von Berateraufzeichnungen, einschließlich der Erstellung von internen Berichten und Statistiken
• Ermöglichung der Nachverfolgung von Projekten

Berichterstattung (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher Verpflichtungen und/oder eines Interessenausgleichs)

• Ermöglichung der Berichterstattung an Behörden wie gesetzlich vorgeschrieben
• Ermöglichung der Verfolgung Ihrer Arbeitszeit zu Rechnungsstellungszwecken an Ihren Arbeitgeber

Sicherheit der Arbeitsumgebung und Produktsicherheit (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher Verpflichtungen und/oder eines Interessenausgleichs)

• Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtung von VOLVO, für eine sichere Arbeitsumgebung zu sorgen (einschließlich Zugangskontrolle und Verhinderung unbefugten Zugangs zum Gelände oder der Ausrüstung von VOLVO), sowie weiterer Verpflichtungen bezüglich der Arbeitsumgebung gemäß Arbeitsschutz- oder Arbeitsgesetzen
• Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtungen von VOLVO im Zusammenhang mit Produktsicherheit und Qualität

Ihre Entwicklung und Aktivitäten (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher und/oder vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines Interessenausgleichs)

• Ermöglichung von Aktivitäten hinsichtlich der Kompetenzentwicklung
• Ermöglichung und Empfehlung von Lern- und Schulungsaktivitäten

Arbeitsbezogene Aktivitäten der Mitarbeiter (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher und/oder vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

• Ermöglichung der Ausführung Ihrer Arbeitsaufgaben, z. B. Schreiben von E-Mails, Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen, Zeichnungen usw
• Ermöglichung von Dienstreisen
• Ermöglichung der Beantwortung von Fragen von Ihnen/Ihrem Vorgesetzten/der Personalabteilung bei VOLVO im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung oder IT-Ausrüstung oder der Bereitstellung von Unterstützung, die benötigt wird, um Ihre Arbeitsaufgaben ausführen zu können
• Ermöglichung von Folgemaßnahmen im Zusammenhang mit den jeweils geltenden Richtlinien von VOLVO, darunter der Verhaltenskodex der Volvo Group und die IT-Richtlinien von VOLVO, um sicherzustellen, dass diese Richtlinien befolgt werden, und um vermutete untersagte Aktivitäten zu untersuchen

Forschung und Entwicklung und Behebung von Qualitätsproblemen (im Normalfall auf der Basis eines berechtigten Interesses)

• Ermöglichung von Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten im Zusammenhang mit Produkten von Volvo (z. B. Lkw), bei denen Fahrzeugdaten genutzt werden, die bei Ihrer Nutzung eines Produkts generiert wurden, das Volvo gehört (siehe oben)
• Ermöglichung der Behebung von Qualitätsproblemen im Zusammenhang mit Produkten von Volvo (z. B. Lkw), bei denen Fahrzeugdaten genutzt werden, die bei Ihrer Nutzung eines Produkts generiert wurden, das Volvo gehört (siehe oben)

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie von Ihnen selbst, Ihrem Vorgesetzten bei VOLVO, Ihrem Arbeitgeber oder der Personalabteilung oder anderen Dritten einholen, an die Sie uns zwecks der Einholung Ihrer personenbezogenen Daten verwiesen haben. Einige personenbezogene Daten könnten auch automatisch vom IT-System von VOLVO generiert werden, beispielsweise Benutzer-IDs.

Personenbezogene Daten sind für die Erfüllung Ihrer Beratungsvereinbarung erforderlich. Die Vereinbarung kann ohne die notwendigen personenbezogenen Daten nicht abgeschlossen werden.

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten im Normalfall an niemanden außerhalb der Volvo Group preisgeben, sofern dies nicht durch Gesetze oder Bestimmungen verlangt wird. Wenn es jedoch erforderlich ist, um den Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu erfüllen, kann VOLVO Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Volvo Group preisgeben, darunter auch solche außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EU/EWR). Wenn es erforderlich ist, um den Zweck der Verarbeitung der persönlichen Daten zu erfüllen, kann VOLVO Ihre persönlichen Daten außerdem an Drittanbieter preisgeben, darunter Anbieter außerhalb der EU/des EWR.

VOLVO wird sicherstellen, dass angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden, die für ein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten sorgen, wie es geltende Datenschutzgesetze vorschreiben. Hierzu kann zum Beispiel die Nutzung konzerninterner oder externer Datenverarbeitungsvereinbarungen auf der Grundlage von der EU anerkannter Standardvertragsklauseln oder des EU-US-Datenschutzschildes oder anderer derartiger Mechanismen gehören, die von den betreffenden Behörden von Zeit zu Zeit anerkannt oder zugelassen werden. Wenn Sie Fragen zur Übermittlung haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von VOLVO.

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten im Normalfall während der Dauer der Beratungsvereinbarung aufbewahren. Nach Beendigung der Beratungsvereinbarung wird VOLVO nur diejenigen personenbezogenen Daten aufbewahren, die zur Erfüllung der Zwecke, zu denen sie eingeholt wurden, als erforderlich erachtet werden, und nur solange, bis diese Zwecke erfüllt wurden, oder, falls auch danach noch, nur solange, wie es erforderlich sein kann, um die örtlichen gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen oder gesetzliche Anforderungen im Fall tatsächlicher, drohender oder erwarteter Streitigkeiten oder Ansprüche zu erfüllen.  

Sie haben das Recht auf Einsichtnahme und Zugriff in/auf die von VOLVO verarbeiteten Daten zu Ihrer Person und können beides bei VOLVO beantragen. Außerdem haben Sie das Recht, eine Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese nicht korrekt sind, und die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Damit ist gemeint, dass Sie von VOLVO verlangen können, seine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen zu beschränken. Ferner haben Sie das Recht, der Verarbeitung auf der Grundlage eines berechtigten Interesses oder der Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings zu widersprechen. Darüber hinaus ist es möglich, dass Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (das Recht, Ihre personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln) haben, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch VOLVO auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder einer vertraglichen Verpflichtung erfolgt und automatisiert ist.

Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerden, die Sie möglicherweise bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch VOLVO haben, bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Um weitergehende Informationen über diese Rechte und darüber, wie Sie sie ausüben können, zu erhalten, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von VOLVO. 

Weitere Informationen zu Rechten von Betroffenen