ERKLÄRUNG ÜBER DEN SCHUTZ VON MITARBEITERDATEN

VOLVO kann die folgenden Kategorien von persönlichen Daten verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass VOLVO nicht notwendigerweise sämtliche der nachstehend aufgelisteten persönlichen Daten verarbeiten wird. Bitte beachten Sie, dass die unter den einzelnen Kategorien aufgelisteten Beispiele nicht erschöpfend sind.

Personenbezogene Daten, z. B. Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer (oder Entsprechendes), Geschlecht, Nationalität, bevorzugte Sprache, Familienstand, Foto

Organisationsdaten, z. B. Angestelltennummer, Tätigkeitsbeschreibung, Position, Arbeitsort, Geschäftseinheit, Abteilung, Vorgesetzter, direkt unterstellte Mitarbeiter

Kontaktdaten, z. B. Arbeitsadresse, Privatadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer

Vergütungs- und Arbeitgeberleistungsdaten, z. B. Gehalt, Gehaltsüberprüfungen, Steuerabzüge, Renteninformationen, Bankkontodaten

Beschäftigungsadministrationsdaten, z. B. Beschäftigungsvertrag und weitere Vereinbarungen zwischen Ihnen und VOLVO, Bewerbungen oder andere Formulare, z. B. im Zusammenhang mit Elternurlaub, Informationen über Einstellungs- und Kündigungsdatum

Zeitdaten, z. B. Arbeitszeiten, geleistete Arbeitszeit, Urlaub, Beurlaubung (Elternzeit, Krankheitsurlaub usw.)

Gewerkschaftsmitgliedschaftsdaten, falls zutreffend und relevant

Sicherheitsdaten, z. B. Zugangskarten, Zugangsrechte und die Nutzung von Zugangskarten und -rechten

Gesundheits- und Sicherheitsdaten, z. B. Informationen über Krankheitsurlaub, Rehabilitationspläne, Arbeitsunfälle, Gesundheitsprüfungen

Fertigungs-/Reparatur-/Servicedaten, z. B. die Verfolgung und Protokollierung von Aktivitäten, die Sie in Verbindung mit der Fertigung, Wartung oder Reparatur oder dem Service von Fahrzeugen durchgeführt haben

Leistungs- und Bewertungsdaten, z. B. Evaluierungen, Bewertungen und Aufzeichnungen über Disziplinarmaßnahmen, sofern vorhanden

Kompetenzdaten, z. B. Aufzeichnungen über Lern- und Schulungsaktivitäten

Reiseadministrationsdaten, z. B. Informationen über Dienstreisen, Buchungsdaten, Reisepassnummer, Firmenkreditkartennummer, Reisekostenabrechnungen und Aufwandsentschädigungen

Helpdesk- und Supportdaten, z. B. Fragen von Ihnen/Ihrem Vorgesetzten/der Personalabteilung im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung oder IT-Ausrüstung oder dem Support, den Sie im Zusammenhang damit erhalten haben

IT-bezogene Daten, z. B. Benutzer-ID, Passwörter, Anmeldetaten sowie Daten und Protokolle über Ihre Nutzung von IT-Ausrüstung, Anwendungen oder Dienstleistungen von VOLVO gemäß den jeweils geltenden IT-Richtlinien von VOLVO

Es wird ausdrücklich vermerkt, dass Gewerkschaftsmitgliedschaften und einige Aspekte von Gesundheits- und Sicherheitsdaten gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen als sensible Daten betrachtet werden und mit besonderer Sorgfalt zu handhaben sind. Es wird ausdrücklich vermerkt, dass sensible Daten nur im Fall gesetzlicher Verpflichtungen, autorisiert durch eine Betriebsvereinbarung und/oder ausdrückliche Zustimmung, verarbeitet werden dürfen.

Bitte beachten Sie auch, das bestimmte fahrzeuggenerierte Daten (z. B. Fahrzeug-/Fahrgestellnummer, Signale usw.) automatisch generiert werden, wenn Sie ein Produkt, das Volvo gehört, z. B. einen Lkw. VOLVO nutzt diese Daten jedoch nur dann, wenn die Nutzung mit Testaktivitäten, der Behebung von Qualitätsproblemen oder zu Zwecken der Produktentwicklung verknüpft ist. Bitte beachten Sie, dass sich dieser Abschnitt nicht auf Dienstwagen bezieht.

VOLVO kann auch im begrenzten Umfang persönliche Daten (Name und Kontaktdaten) von Personen verarbeiten, die Sie als von VOLVO im Fall von Notfällen zu kontaktierende Personen angegeben haben. In einigen Ländern können auch Daten über die nächsten Angehörigen zu bestimmten Zwecken im Zusammenhang mit Arbeitgeberleistungen und/oder arbeitsrechtlichen Anforderungen verarbeitet werden.

VOLVO wird Ihre persönlichen Daten auf der Basis einer der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeiten, siehe auch nachstehend weitere Einzelheiten.

Gesetzliche Verpflichtung. Beispiel: VOLVO kann gesetzlich verpflichtet sein, Ihr Einkommen dem Finanzamt zu melden.

Vertragliche Verpflichtung. Beispiel: VOLVO muss Ihre persönlichen Daten verarbeiten, um Ihr vertraglich vereinbartes Gehalt zahlen zu können.

Berechtigtes Interesse. Das berechtigte Interesse von VOLVO besteht im Normalfall darin, seinen Alltagsbetrieb zu verwalten, seine Anlagen und seine Ausrüstung zu schützen und interne Kontrollen zu führen. Um die Verarbeitung persönlicher Daten auf die Grundlage eines berechtigten Interesses zu stellen, nimmt VOLVO Einzelfallbewertungen vor. Beispiel: VOLVO muss bestimmte persönliche Daten verarbeiten, um Ihre Dienstreisen zu administrieren, wobei das berechtigte Interesse von VOLVO in der Administration seines Alltagsbetriebs besteht; oder VOLVO muss bestimmte persönliche Daten verarbeiten, um den Status seiner IT-Ausrüstung zu prüfen, wobei das berechtigte Interesse von VOLVO darin besteht, seine Ausrüstung zu schützen.

In Ausnahmefällen und nur dann, wenn keine andere Rechtsgrundlage angewendet werden kann, kann VOLVO Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten bitten.

VOLVO wird Ihre persönliche Daten, wie vorstehend beispielhaft aufgeführt, zu den nachstehend angegebenen allgemeinen Zwecken verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass die unter den einzelnen Zwecken aufgelisteten Beispiele nicht erschöpfend sind.

Administration (normalerweise auf der Basis vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

Ermöglichung Ihrer Registrierung in den Systemen von VOLVO und allgemeine Administration Ihrer Beschäftigung bei VOLVO

Ermöglichung der ordnungsgemäßen Nutzung von Lizenzen

Ermöglichung der Führung eines aktuellen Organigramms und von Arbeitnehmeraufzeichnungen, einschließlich der Erstellung von internen Berichten und Statistiken

Ermöglichung der Zahlung von Gehalts-, Renten- und anderen Arbeitgeberleistungen an Sie sowie von Gehaltsüberprüfungen, einschließlich der Erstellung von internen Berichten und Statistiken

Ermöglichung der Nachverfolgung von Projekten

Berichterstattung (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

Ermöglichung der Berichterstattung an Behörden wie gesetzlich vorgeschrieben, z. B. Steuerbehörde

Ermöglichung der Verfolgung Ihrer Arbeitszeit/Beurlaubungen/Urlaube zu Vergütungs- sowie Rechnungsstellungszwecken

Arbeitsrechtliche Anforderungen (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher Verpflichtungen)

Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtungen von VOLVO gemäß Betriebsvereinbarungen mit Gewerkschaften oder gemäß Arbeitsrecht

Sicherheit der Arbeitsumgebung und Produktsicherheit (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtung von VOLVO, für eine sichere Arbeitsumgebung zu sorgen (einschließlich Zugangskontrolle und Verhinderung unbefugten Zugangs zum Gelände oder der Ausrüstung von VOLVO), sowie weiterer Verpflichtungen bezüglich der Arbeitsumgebung gemäß Arbeitsschutz- oder Arbeitsgesetzen

Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtungen von VOLVO im Zusammenhang mit Produktsicherheit und Qualität

Mitarbeiterentwicklung (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher und/oder vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

Ermöglichung von Aktivitäten bezüglich der Entwicklung/Verbesserung von Kompetenzen sowie Leistungsevaluierungen und -bewertungen

Ermöglichung und Empfehlung von Lern- und Schulungsaktivitäten

Arbeitsbezogene Aktivitäten der Mitarbeiter (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher und/oder vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

Ermöglichung der Ausführung Ihrer Arbeitsaufgaben, z. B. Schreiben von E-Mails, Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen, Zeichnungen usw.

Ermöglichung von Dienstreisen

Ermöglichung der Beantwortung von Fragen von Ihnen/Ihrem Vorgesetzten/der Personalabteilung im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung oder IT-Ausrüstung oder der Bereitstellung von Unterstützung, die benötigt wird, um Ihre Arbeitsaufgaben ausführen zu können

Ermöglichung von Folgemaßnahmen im Zusammenhang mit den jeweils geltenden Richtlinien von VOLVO, darunter der Verhaltenskodex der Volvo Group und die IT-Richtlinien von VOLVO, um sicherzustellen, dass diese Richtlinien befolgt werden, und um vermutete untersagte Aktivitäten zu untersuchen

Forschung und Entwicklung und Behebung von Qualitätsproblemen (im Normalfall auf der Basis eines berechtigten Interesses)

Ermöglichung von Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten im Zusammenhang mit Produkten von Volvo (z. B. Lkw), bei denen Fahrzeugdaten genutzt werden, die bei Ihrer Nutzung eines Produkts generiert wurden, das Volvo gehört (siehe oben)

Ermöglichung der Behebung von Qualitätsproblemen im Zusammenhang mit Produkten von Volvo (z. B. Lkw), bei denen Fahrzeugdaten genutzt werden, die bei Ihrer Nutzung eines Produkts generiert wurden, das Volvo gehört (siehe oben)

VOLVO wird Ihre persönlichen Daten in erster Linie von Ihnen selbst, Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung oder anderen Dritten einholen, an die Sie uns zwecks der Einholung Ihrer persönlichen Daten verwiesen haben. Einige persönliche Daten könnten auch automatisch vom IT-System von VOLVO oder entsprechenden Systemen generiert werden, zum Beispiel beim Anlegen Ihrer Benutzer-ID für Systeme von VOLVO.

VOLVO wird Ihre persönlichen Daten im Normalfall an niemanden außerhalb der Volvo Group preisgeben, sofern dies nicht durch Gesetze, Vorschriften oder Betriebsvereinbarungen verlangt wird. Wenn es jedoch erforderlich ist, um den Zweck der Verarbeitung der persönlichen Daten zu erfüllen, kann VOLVO Ihre persönlichen Daten an andere Unternehmen der Volvo Group preisgeben, darunter auch solche außerhalb der EU/des EWR. Wenn es erforderlich ist, um den Zweck der Verarbeitung der persönlichen Daten zu erfüllen, kann VOLVO Ihre persönlichen Daten außerdem an Drittanbieter preisgeben, darunter Anbieter außerhalb der EU/des EWR. VOLVO wird in allen Fällen alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, um sich davon zu überzeugen, dass geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind, die für einen angemessenen Schutz Ihrer persönlichen Daten sorgen, wie durch anwendbare Datenschutzgesetzt verlangt. Hierzu kann zum Beispiel die Nutzung konzerninterner oder externer Datenverarbeitungsvereinbarungen auf der Grundlage von der EU anerkannter Standardvertragsklauseln oder des EU-US-Datenschutzschildes oder anderer derartiger Mechanismen gehören, die von den betreffenden Behörden von Zeit zu Zeit anerkannt oder zugelassen werden. Wenn Sie Fragen zur Übermittlung haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von VOLVO.

VOLVO wird Ihre persönlichen Daten im Normalfall während des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahren. Nach Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses wird VOLVO nur diejenigen persönlichen Daten aufbewahren, die als zur Erfüllung der Zwecke, zu denen sie eingeholt wurden, als erforderlich erachtet werden, und nur solange, bis dieser Zweck erfüllt wurde, oder, falls auch danach noch, nur solange, wie es erforderlich sein kann, um die örtlichen gesetzlichen, steuerlichen oder die Arbeitsgeberleistungsverpflichtungen zu erfüllen oder gesetzliche Anforderungen im Fall tatsächlicher, drohender oder erwarteter Streitigkeiten oder Ansprüche zu erfüllen.

Sie haben das Recht, die Einsichtnahme in Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen. Sie haben ferner das Recht, VOLVO dazu aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu berichtigen oder zu löschen oder die Verarbeitung derselben einzuschränken. Ferner dürfen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch VOLVO widersprechen oder Datenübertragbarkeit beantragen. Beachten Sie jedoch, dass VOLVO möglicherweise nicht in jedem Fall verpflichtet ist, der Forderung nach Löschung, Einschränkung oder Datenübertragbarkeit oder einem Widerspruch zu entsprechen. Die Beurteilung der gesetzlichen Verpflichtungen von VOLVO und der Ausnahme von solchen Rechten erfolgt von Fall zu Fall.

Weitere Informationen zu Rechten von Betroffenen